دفاتر پلمپ باید قبل از اینکه مطلبی در آن نوشته شود توسط اداره ثبت پلمپ شوند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، ‌دفتر کل،‌ دفتر دارایی  هستند. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن اطلاعات غلط از این کار استفاده می‌شود. دفاتر مذکور قبل از اینکه چیزی در آن‌ها نوشته شود توسط اداره ثبت امضا می‎‌شوند.

مواردی که نیاز به پلمپ کردن دفاتر دارند

همه دفاتر مذکور به جز دفتر کپیه پیش از اینکه چیزی در آن نوشته شود پلمپ می‌شوند.

اما دفتر کپیه به امضای نماینده اداره ثبت نیاز ندارد و اوراق آن باید دارای نمره ترتیبی باشد

دفاتر پلمپ چه کاربردی دارد؟

دریافت کارت بازرگانی

برای صادرات و واردات باید کارت بازرگانی داشته باشید. به دلیل اهمیت مساله صادرات و واردات شرکت‌های فعال در این حوزه باید حتما برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.

 ارائه اظهارنامه مالیاتی

برای ارائه اظهارنامه مالیاتی باید دفاتر پلمپ شوند. و اگر شرکتی از این کار خودداری کند توسط دارایی جریمه خواهد شد. یکی از مواردی که لازم است دفاتر، پلمپ شوند ارائه اظهارنامه مالیاتی است. در شرکت‌های بزرگی که دفاتر پلمپ شده خود را ارائه ندهند در آینده با جریمه‌های سنگینی از سوی دارایی روبه رو خواهند شد .

مدت نگهداری دفاتر تجاری

بر طبق قانون تجارت تاجر باید همه دفاتر خود را از پایان هر سال لااقل تا ده سال نگهداری کند و اگر یک شرکت منحل شد باید از زمان اتمام تسویه با نظر و اجازه مدیر ثبت اسناد در جایی به مدت ده سال حفظ شود

چه اشخاصی مشمول پلمپ هستند ؟

هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری را به موجب قانون داشته باشند و این دفاتر شامل دفتر کل،‌ دفتر روزنامه، دارایی و کپیه است.

بر اساس قانون تمام شرکت‌ها و موسسه‌ها که در اداره، ثبت می‌شوند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.

تمام اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده‌اند و تمام اشخاص حقیقی که صاحب کسب و کار هستند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند. علاوه بر این اشخاصی که فروش آن‌ها و یا ده برابر درآمد آن‌ها از سال ۱۳۹۲ به بعد بیش از ۳ میلیارد تومان بوده باشد مشمول عملیات پلمپ هستند. برای وکلا و پزشکان این مبلغ باید بیش از  یک و نیم میلیارد تومان باشد تا مشمول پلمپ شوند. علاوه بر این تشکل‌های قانونی همانند احزاب و اتحادیه‌های صنفی هم باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.

برخی از افراد بدون درنظر گرفتن میزان درآمدشان مشمول عملیات پلمپ هستند ؟

1. دارندگان کارت بازرگانی
2. صاحبان کارخانه‌ها و بهره‌برداران معادن
3. صاحبان هتل های سه ستاره و یا بیشتر
4. صاحبان صرافی‌ها
5. صاحبان بیمارستان، زایشگاه و کلینیک‌ها
6. صاحبان فروشگاه‌های زنجیره‌ای که مجوز دارند

نحوه در خواست پلمپ دفاتر قانونی

هرسال در ماه اسفند اشخاص  اخرین فرصت را برای درخواست دفاتر قانونی سالی مالی بعد دارند در همین زمان باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند و پیش از اتمام سالی مالی به ادراه ثبت درخواست دهند .

حتی اگر شرکتی فعالیت خود را شروع نکرده باشد باز هم باید برای این کار درخواست بدهد. در حقیقت برای سال مال پیش رو باید برای پلمپ دفاتر اقدام کرد و تفاوتی ندارد که پیش از این پیشینه‌ای بوده یا نه.

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی

1- اصل اظهارنامه پلمپ ،

که از اینترنت دریافت شده با مهر و امضا ارائه شود.

2- تصویر کارت ملی متقاضی پلمپ و تصویر پروانه کسب و مجوز فعالیت کسبی نیز ارائه شود.

3- وکیل یا نماینده برای پلمپ معرفی شده باشد باید وکالتنامه هم ارائه شود.

دفاتر پلمپ متعلق به اشخاص حقوقی

1- اصل اظهارنامه پلمپ با امضا،

2- کپی روزنامه تاسیس و کپی آخرین تغییرات ثبتی  شرکت در روزنامه رسمی ،‌

3- تصویر کارت ملی مدیرعامل و اصل یا تصویر وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی را باید ارائه کرد.