گاهی به دلایلی مانند توقیف روزنامه، ورشکستگی و تعطیلی روزنامه، لغو امتیاز روزنامه ای که توسط شرکت انتخاب شده است از دسترس خارج می شود و نمیتوان آگهی در آن به چاپ رساند،

در این مواقع با توجه به دستورالعمل ثبت شرکت‌ها در مورد چگونگی دعوت از سهامداران جهت تشکیل مجامع عمومی در شرکت‌هایی که روزنامه آن‌ها به دلایل مختلف از جمله توقیف، تعطیلی و لغو امتیاز یا عدم چاپ به دلیل استنکاف کتبی روزنامه و مواردی از این دست، منتشر نمی‌شود،  این امر مانع دعوت سهامداران برای تشکیل جلسات خواهد شد.

در این صورت تصمیم‌گیری در رابطه با امور شرکت نمی‌تواند معطل بماند، از این رو شرکت باید نسبت به تغییر روزنامه منتخب خود اقدام کند تا امور جاری شرکت به تعویق نیوفتد.

در صورت توقف فعالیت روزنامه کثیرالانتشار مورد نظر چه اقدامی باید انجام شود ؟

چنانچه به دلیل عدم انتشار روزنامه کثیر الانتشار، شرکت‌ نتواند از سهامداران دعوت نماید، شرکت موظف است آگهی‌ دعوت خود را در روزنامه کثیرالانتشار دیگری منتشر نماید، جلسات رسمیت داشته و از نظر قانون گذار معتبر می باشد. سپس شرکت باید این موضوع (دلایل عدم انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار درج شده در اساسنامه) را در صورت‌ جلسه تغییر روزنامه کثیرالانتشار شرکت اعلام نماید و به امضا و تائید هیئت ‌مدیره برساند.

روزنامه کثیرالانتشار شرکت مدارک مورد نیاز جهت تغییر

1/ ارائه مدارک شناسایی تمام اعضا و شرکا / سهامداران ( کارت ملی و شناسنامه ) .

2/ارائه مدارک ثبتی شرکت: روزنامه و آگهی آخرین تغییرات، اساسنامه، تقاضانامه و شرکت نامه در شرکت های مسئولیت محدود / اظهارنامه در شرکت های سهامی خاص، آخرین لیست شرکا / سهامداران و اعضا هیئت مدیره.

3/در صورتی که شرکت زیر نظر سازمانی فعالیت می کند، ارائه اصل مجوز تائید از مراجع مربوطه مبنی بر بلامانع بودن انجام صورتجلسه شرکت.

4/ مهر و مضا نمودن صورتجلسه مربوطه.

در صورت انجام صورتجلسه توسط وکیل، ارائه وکالتنامه مهر و امضا شده.

5/درصورتیکه شخص حقوقی عضو هیأت مدیره باشد، ارائه نامه نمایندگی نماینده شخص حقوقی.

ارائه اصل آگهی منتشر شده در روزنامه کثیرالانتشار مبنی بر دعوت از شرکا جهت دعوت و تنظیم صورتجلسه شرکت ضروری است.

شرایط تغییر روزنامه کثیرالانتشار

در صورتی‌که شرکت‌ها، بنا بر عذر عدم انتشار روزنامه خاص نتوانند سهامداران را دعوت نمایند و دعوت از سهامداران در هرکدام از روزنامه‌های کثیرالانتشار که درج آگهی در آن‌ها پذیرفته می‌شود، منتشر گردد و مجمع مورد نظر با نصاب قانونی و تشریفات مقرر تشکیل گردد، صورت جلسات مربوطه از این نظر، ایرادی ندارند.

در این زمینه متقاضی باید دلایل عدم انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار را به همراه تائیدیه لازم هیات مدیره ارائه نماید.

به عبارت ساده تر، در صورت بروز هرگونه اشکال برای روزنامه منتخب شرکت‌ها، اگر این شرکت‌ها آگهی‌های دعوت خود را در سایر روزنامه های کثیرالانتشار درج نمایند و متعاقب این قضیه، جلسات مورد نظر به درستی تشکیل شود، جلسات رسمیت داشته و از نظر قانونگذار معتبر می باشد.

مدت زمان انجام تغییر روزنامه کثیرالانتشار شرکت

پس از تنظیم صورتجلسه و ارسال به اداره، صدور آگهی، حدود یک هفته الی ده روز کاری زمان بر خواهد برد.